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Foire Aux Questions - FAQ

Une association doit conserver certains documents afin de prouver l'existence d'un droit ou d'une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature des documents. La liste ci-dessous est donnée à titre non exhaustif.

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Foire aux Questions

Quels sont les documents à conserver et combien de temps ?

  •  Documents concernant la création de l'association :

Copie du dossier de déclaration déposé en préfecture, récépissé de la déclaration, copie de la demande d'insertion au Journal des associations et fondations d'entreprise (JOAFE), extrait du JOAFE dans lequel a été publiée la déclaration (témoin de parution), statuts modifiés par ordre chronologique ; règlements intérieurs modifiés par ordre chronologique, liste des dirigeants successifs, liste des membres successifs par ordre chronologique (bulletin d'adhésion), titres de propriété et actes de vente

 toute la durée d'existence de l'association (il est même conseillé de conserver ces documents de manière illimitée)

  • Documents relatifs au fonctionnement de l'association :

Convocations de l'assemblée générale, feuilles d'émargement, pouvoirs, procès-verbaux d'assemblée, bilan d'activités, rapports du commissaire aux comptes.

au minimum 5 ans

  • Documents financiers : comptes annuels, livres comptables et pièces justificatives

au minimum 10 ans

  • Documents fiscaux : y compris les reçus des dons remis aux donateurs pour réduction d'impôt

au minimum 6 ans

  • Documents concernant les personnels : bulletins de paie (double papier ou sous forme électronique), registre unique du personnel, les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite, document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires, déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie

au minimum 5 ans - au minimum 3 ans pour les documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires

  • Documents concernant les locaux de l'association : contrats de bail, état des lieux, quittances de loyer et contrat d'assurance

durée du contrat + 5 ans (2ans suffisent pour les contrats d'assurance)

 

Dédommager les bénévoles de leurs frais : les règles à respecter

Le bénévole donne son temps - il ne peut pas se faire dédommager du temps passé - en revanche il peut se faire rembourser les frais engagés dans le cadre de son activité "à l'euro près".

  • Les grands principes

En effet, les bénévoles peuvent être amenés à engager des frais sur leurs propres deniers pour le compte de l'association (exemples : transports et déplacements, achat de matériel, de timbre-poste, etc.). Le bénévole ayant supporté une dépense pour le compte de l'association peut légitimement demander à celle-ci le remboursement de ses frais.

Pour autant, la "politique" de remboursement de frais aux bénévoles est déterminée par l'organe de direction de l'association (conseil d'administration, bureau) ; elle peut être consignée dans le règlement intérieur.

L'association a le droit de rembourser les frais "à l'euro près" s'ils sont :

  • réels

  • justifiés par une facture oui des reçus divers remis par les commerçants ou les prestataires de service,

  • proportionnels à l'activité : toute demande de remboursement qui pourrait présenter un caractère somptuaire pourrait être considérée par l'administration fiscale ou sociale comme un revenu et à ce titre soumise à différents impôts

  • Les frais de déplacement : à l'euro près, pas au forfait

Pour aller plus loin ...

Le remboursement des frais de déplacement doit correspondre à des dépenses réelles et justifiées. Un forfait ne peut pas être appliqué au risque d'être qualifié de rémunération des bénévoles par des moyens détournés. Des avances sont toutefois admises, dans certains cas précis, sous réserver de régularisations régulières fondées su la production de justificatifs.

Chaque association détermine le barème qu'elle souhaite appliquer, le fait valider par l'instance compétente (CA, bureau...) et le communique à ses bénévoles. Il est conseillé d'appliquer au maximum le barème fiscal applicable pour les salariés.

Tous les déplacements doivent être justifiables dans le cadre d'un contrôle Urssaf. Donc l'association doit pouvoir justifier de l'attestation de domicile du bénévole, de la copie de la carte grise et de la formule de calcul utilisée.

En outre, elle doit tous les mois réaliser un tableau comprenant :

  1. la date de déplacement,
  2. le lieu de départ et d'arrivée,
  3. l'objet du déplacement,
  4. le nombre de kilomètres,
  5. le tarif appliqué,
  6. la somme due par l'association.

Le tableau est signé par l'association et le bénévole.

  • Il est possible de verser, dans certains cas précis, une avance à un bénévole qui va engager des frais
  • Les remboursements de frais et la fiscalité

Les bénévoles ne sont pas imposables au titre des remboursements de frais qui leur sont versés par l'association.

Si le bénévole préfère faire un don à l'association plutôt que de demander le remboursement, il peut toutefois demander à bénéficier d'une réduction d'impôt sur le revenu. Dans ce cas, l'association doit procéder à deux démarches :

  • se faire reconnaître d'intérêt général,

En savoir plus...

Une association peut se faire reconnaître d'intérêt général si elle a :

  1. un caractère philanthropique, éducatif, scientifique, social, humanitaire, sportifs, familial ou culturel,
  2. ou concourant à la mise en valeur du patrimoine artistique, à la défense de l'environnement naturel ou à la diffusion de la culture, de la langue et des connaissances scientifiques françaises.

Elle doit alors adresser à l'administration fiscale un rescrit fiscal, c'est-à-dire un modèle de lettre défini réglementairement, en courrier recommandé avec accusé de réception, à la direction départementale des finances publiques de son siège.

  • renseigner le formulaire cerfa 11-280-03 à chaque renonciation de demande de remboursement de frais.

En savoir plus....

Le formulaire cerfa permet aux associations et organismes d'intérêt général bénéficiaires de dons ou de cotisations de délivrer une attestation au donateur ou à l'adhérent, afin qu'il bénéficie d'une réduction d'impôt.

Il permet aussi de justifier des sommes correspondant à une renonciation par un bénévole au remboursement de ses frais.

Quels sont les droits SACEM et CNV à régler ?

La SACEM (Société des Auteurs, Compositeurs et Editeurs de Musique) a pour mission essentielle de collecter les droits d'auteur en France et de la redistribuer au créateurs français et du monde entier afin de pérenniser la création et le fonctionnement de la filière musicale.

Les droits SACEM et CNV sont dus y compris dans le cadre de manifestations gratuites ou pour sonoriser un site web ou des locaux;

Toutes diffusions de musique doit donner lieu à déclaration à la SACEM (joindre adresse mail, postale) qui retourne un formulaire de demande d'autorisation, puis un contrat en deux exemplaires précisant le calcul des droits qui devront être acquittés.

Des réductions peuvent être accordées, notamment lorsque la demande d'autorisation est effectuée à l'avance. De plus, dans certains cas il est possible de bénéficier d'un forfait à l'année.

Pour faire votre déclaration en ligne ou ouvrir un compte pour faire la déclaration en ligne :

Pourquoi souscrire une assurance adaptée en fonction de l'activité de l'association ?

Il est conseillé pour toute association, quelle que soit son activité, de souscrire une assurance en responsabilité civile qui va couvrir les dommages causés aux personnes (membres ou non de l'association) et aux biens. Il convient d'adapter son contrat d'assurance selon les risques potentiels de l'activité. Ces assurances sont obligatoires pour certaines associations comme les associations sportives, les associations organisant des camps de vacances... L'assurance est également obligatoire pour les véhicules à moteur de l'association et pour les locaux.

Il est important pour tout bénévole de bien se renseigner auprès des dirigeants de son association afin de connaître la couverture dont il peut bénéficier.

Lorsqu'un bénévole réalise des transports avec son véhicule personnel pour son association, sa propre assurance pour un usage non professionnel de son véhicule garantit (en général) une utilisation occasionnelle dans le cadre d'une activité associative. Par précaution, le bénévole doit se renseigner sur ce point auprès de son assureur. De même, l'association peut souscrire une extension de sa garantie de responsabilité civile.

Un mineur peut-il s'investir dans l'association ?

La loi du 27 janvier 2017 relative à l'égalité et à la citoyenneté a distingué le mineur de moins de 16 ans et de plus de 16 ans pour ce qui concerne la création d'une association. Pour le mineur de moins de 16 ans, un accord écrit des représentants légaux sera exigé. Le mineur de plus de 16 ans peut librement participer à la constitution d'une association, ses représentants légaux doivent en être informés par l'association.

Toute personne mineure peut librement adhérer, dans la mesure où les statuts de celle-ci le permettent. Elle pourra ainsi devenir bénévole de cette association.

Rappel : un dispositif souple existe pour les moins de 18 ans qui souhaitent constituer une association : la Junior Association. La Junior Association permet à tout groupe de jeunes, âgés de 11 à 18 ans, de mettre en place des projets dans une dynamique associative. Le Réseau National des Juniors Associations permet aux jeunes d'organiser un projet associatif en bénéficiant d'un maximum d'autonomie mais également de référents, d'une couverture d'assurance et de l'accès aux expériences déjà réalisées par d'autres jeunes sous ce statut.

Comment communiquer ?

Comment se faire connaître ? quelle dynamique partenariale mon association va pouvoir développer pour mettre en œuvre le projet associatif ? Comment communiquer pour l'événement que j'organise ou une action phare de cette année ?

L'élaboration d'une stratégie de communication (plan de communication) permettra à l'association d'avoir un carnet de bord pour conduire sa communication, l'adapter au mieux à ses destinataires (choix de la périodicité, des techniques..).

Une comptabilité est-elle obligatoire et comment l'établir ?

Les associations doivent impérativement tenir une comptabilité, dont le degré et la nature vont varier selon la taille de l'association, ses sources de financements, son activité... La comptabilité informe les adhérents sur la situation financière de l'association et permet de prévoir et d'organiser le financement des actions de l'association.

Lorsqu'elle demande une subvention, le budget de fonctionnement et le bilan sont alors demandés. Les administrations vérifient que le budget soit équilibré, qu'il regroupe toutes les prévisions de dépenses et de recettes liés au fonctionnement courant de l'exercice ou à une action et qu'il inclut les prévisions de demandes des subventions de fonctionnement.

Pour vous aider à gérer la comptabilité de votre association, il existe des logiciels dédiés à la comptabilité des associations (gratuits pour certains), dont le logiciel CASICO développé par le Comité Départemental Olympique et Sportif de Côte-d'Or (CDOS).

Ces logiciels permettent notamment aux bénévoles n'ayant pas ou peu de connaissances en comptabilité de respecter le droit comptable, d'accéder et partager facilement la comptabilité entre trésorier et président, d'éditer tous les documents comptables nécessaires à l'association et aux différents partenaires (journal, compte de résultat, bilan, sections analytiques, ...).

Pour aller plus loin ....

Comment identifie-t-on une association ?

Le numéro RNA : chaque association est identifiée par un "numéro RNA" débutant par W et composé de 9 chiffres. Ce numéro est attribué automatiquement lors de la déclaration de création d'une association. Le numéro figure alors sur le récépissé délivré par le greffe des associations.

Pour plus de détails ...

L'inscription  au répertoire SIRENE : une association qui reçoit des subventions d'une personne publique, ou alors qui emploie du personnel salarié, ou enfin qui a une activité qui est assujettie à la TVA, a de plus l'obligation de s'inscrire au répertoire SIREN tenu par l'INSEE. L'INSEE attribue alors un numéro d'identification SIREN et un ou plusieurs numéros d'identification SIRET.

Le numéro SIREN est un identifiant de neuf chiffres attribué à chaque entreprise ou structure juridique, dont les associations. L'INSEE attribue également à cette association un code d'activité principale dit "code APE" (sur la base d'une nomenclature d'activité) à des fins statistiques.

Le numéro SIRET est le numéro unique d'identification attribué à chaque établissement (principal ou secondaire) par l'INSEE. Ce numéro est un simple numéro d'ordre, composé de quatorze chiffres : les neuf premiers correspondent au numéro SIREN de l'entreprise dont l'établissement dépend et les cinq derniers à un numéro interne de classement (NIC).

Pour aller plus loin...

Faut-il déclarer les changements au cours de la vie de l'association ?

Il est, en effet, courant que l'association souhaite changer de dénomination par exemple, transférer son siège social, créer un établissement, changer de dirigeant.

Les associations déclarées souhaitant modifier une disposition figurant dans les statuts doivent les mettre à jour, selon les modalités identiques à celles réalisées lors de la constitution de l'association.

Pour accéder au service en ligne...

Les associations sont tenues de déclarer, dans les trois mois, à la Préfecture (greffe des associations) :

  • toutes les modifications apportées à leurs statuts (changements de nom, d'activité, de dispositions statutaires),
  • les changements survenus dans leur administration : changement de dirigeants, changement d'adresse du siège social, ouverture ou fermeture d'un établissement, changement d'adresse de gestion, acquisition ou aliénation des locaux destinés à l'administration et à l'accomplissement de l'activité, nouvelle composition d'une union ou d'une fédération (adhésion ou retrait d'une association membre).

Pour recevoir une subvention, il est obligatoire que l'association dispose d'un identifiant SIRET à jour et modifie la situation de l'association également auprès de l'INSEE afin de mettre en conformité ces informations avec les informations contenues dans les statuts.

Pour ce faire...

Toute modification concernant votre association doit être déclarée au Centre de formalités des entreprises (CFE) dont l'association dépend qui transmettra la demande à l'INSEE qui procédera à la modification au répertoire SIRENE.

Pour précision...

  • si une association est employeur de personnel salarié, son inscription comme toute modification dans le répertoire  SIRENE doit alors être demandée au CFE de l'Urssaf à laquelle sont versées les cotisations,
  • si l'association n'est pas employeuse, mais exerce des activités qui entraînent paiement de la TVA ou de l'impôt sur les sociétés, son inscription comme toute modification dans le répertoire SIRENE doit alors être demandée au CFE du Greffe du Tribunal de Commerce.

Quelles aides peuvent être apportées par le Département pour les associations ?

Le Conseil Départemental de la Côte-d'Or promeut tout autant les solidarités que la cohésion territoriale.

Ainsi, le Département, le chef de file de l'action sociale, est compétent pour mettre en œuvre toute aide ou action relative à la prévention ou à la prise en charge des situations de fragilité, au développement social, à l'accueil des jeunes enfants et à l'autonomie des personnes. Il exerce également des compétences dans les domaines de l'aménagement et du développement durable des territoires, l'équipement des collèges, le déploiement de la fibre optique, l'animation culturelle, sportive et touristique, ainsi que le soutien à la jeunesse.

Le Département soutient, par conséquent, les actions des associations en lien avec ses missions, en direction des publics s'inscrivant dans le cadre de ces dispositifs.

Les modalités de soutien peuvent prendre les formes suivantes :

  • la campagne annuelle de subventions de fonctionnement pour les associations dont l'activité présente un intérêt départemental,
  • les programmes d'aides et les Fonds d'aide dans le cadre desquels le Département reçoit des demandes des associations concernant un événement ou leur fonctionnement courant :
    • aides à l'organisation d'événements en Côte-d'Or contribuant à l'animation des territoires et au lien social,
    • aides à l'animation des territoires en soutenant les associations à caractère local (infra départemental) dans le cadre du Fonds d'Aide à la Vie Associative (FAVA),
  • les aides aux associations acteurs des dispositifs mis en place par le Département, dans le domaine de l'action sociale par exemple :
    • aides dans le secteur de la petite enfance,
    • actions d'accompagnement des enfants accueillis à l'Aide Sociale à l'Enfance,
    • aides dans le cadre du Programme Départemental d'Insertion,
    • aides dans le cadre du développement d'actions collectives avec les associations au sein des Agences Solidarité et Famille du territoire pour compléter un accompagnement individuel.