Foire aux questions - Bouquet de Services Numériques

Le Département de la Côte-d'Or via ICO propose aux collectivités de son territoire l'accès à des services numériques, afin de les accompagner dans la transition numérique actuelle. Communes, syndicats, Communautés de communes, ICO le Département vous conseille dans une Foire aux questions.

Retrouvez ci-dessous une foire aux questions organisée par thématiques.

Thème - Tiers de télétransmission (TdT)

Quel est le TdT retenu ?

Il s'agit de S²LOW.
Il n'y aura donc pas de changement pour les communes qui utilisent actuellement ce service via ARNIA hormis la signature d’un avenant à la convention qui lie la collectivité et la Préfecture.

Le TdT S²LOW se compose de deux modules : ACTES et HELIOS.

Le module ACTES concerne la transmission des actes aux préfectures.
Le module HELIOS la transmission des flux financiers au Trésor Public.

Pour le module ACTES :
Toute collectivité souhaitant passer par un tiers de télétransmission pour transmettre ses actes au contrôle de légalité doit :
- Signer une convention avec sa préfecture
- Doter ses agents télétransmetteurs de certificats RGS**
  ou
- Se doter d'un certificat serveur client RGS* si la télétransmission se fait par un système (ex : webdelib, pastell...)

Dans le cas des collectivités, ce sera essentiellement le 1er cas (doter ses agents télétransmetteurs de certificats RGS**)

Pour le module HELIOS :
Toute collectivité souhaitant passer par un tiers de télétransmission pour transmettre ses flux financiers à la DGFIP doit :
- Fournir le 'site destinataire' à Libriciel SCOP (récupéré auprès de la Trésorerie)
- Doter ses agents télétransmetteurs de certificats RGS**
  ou
- Se doter d'un certificat serveur client RGS* si la télétransmission se fait par un système (ex : logiciel GF, pastell...)

Idem dans le cas des collectivités, ce sera essentiellement le 1er cas (doter ses agents télétransmetteurs de certificats RGS**)

Pour les questions sur les certificats, vous pouvez retrouver des informations dans la FAQ, Thème - Certificat numérique (Comment obtenir un certificat de signature électronique ?)

Comment doit-on procéder pour mettre à jour la convention Préfecture ? Dans quel délai ? Peut-on obtenir des modèles ?

Un ensemble de documents modèles et de procédures sera remis par e-mail aux communes et syndicats à partir de la fin août 2023 pour les accompagner dans ces démarches.
Un accès téléphonique sera mis en place pour répondre à vos questions.

Faut-il modifier la convention alors que le TdT retenu est le même que ARNIA ?

Oui, car le TdT reste le même mais l'opérateur de mutualisation change.

L’historique des échanges est-il repris (flux, acquittements, …) ?

Oui, tous les flux envoyés avec le TdT S²LOW sont conservés.

Quelles informations sont à renseigner suite à la transmission du courrier à la Préfecture pour solliciter l’avenant à la convention ACTES ?

Vous devriez recevoir de la part de la Préfecture un document à remplir.

Parmi les questions, vous en trouverez une en lien avec le prestataire LIBRICIEL.

La réponse à apporter est la suivante :

[nom du dispositif de transmission] S²LOW
[date de son homologation] Celui-ci a fait l’objet d’une homologation par le ministère de l’Intérieur : convention de raccordement signée le 22 janvier 2007 entre le MIAT et l'ADULLACT.

La Société LIBRICIEL chargée de l’exploitation du dispositif homologué, désignée ci-après « opérateur de transmission » est chargé de la transmission électronique des actes de la collectivité, en vertu d’un marché signé le 31 08 2023.

Compléter dans le paragraphe suivant :

« ARTICLE L’opérateur de mutualisation [facultatif - si nul, supprimer la présente partie]

L’intermédiaire technique intervenant entre la collectivité et l’opérateur de transmission est désigné ci-après « opérateur de mutualisation ». Il est identifié par les éléments suivants :
Nom : Ingénierie Côte-d’Or le Département
Nature : établissement public administratif
Adresse postale : Hôtel du Département - 53 bis rue de la Préfecture – CS 13501 - 21000 DIJON
Numéro de téléphone : 03 80 63 27 00
Adresse de messagerie : mission.conseil@cotedor.fr »

Thème - Marchés publics

Quelle est la plate-forme des marchés retenue par ICO ?

Il s'agit de Marchés-sécurisés de l'éditeur ATLINE

Comment seront formés les utilisateurs à la plate-forme des marchés ?

Des formations en ligne seront organisées pendant toute l'année 2024. Pour les collectivités qui auraient des consultations à lancer dès fin 2023, ces formations seront anticipées. Un planning des formations sera mis à disposition et les formations seront réalisées par groupe de 10 personnes maximum inscrites sur une même formation. Ces formations auront lieu les vendredi et mardi après-midi.
Par ailleurs un service d'assistance téléphonique sera assuré par des agents d'ICO. Les conseillers numériques du Département seront également mobilisés et pourront se déplacer sur tout le territoire.

Est-il possible de changer de plate-forme en cours de marché ?

Non, un marché lancé sur une plate-forme doit être notifié sur cette même plate-forme.
Pour cette raison, il sera proposé aux communes qui ont prévu de lancer un marché sur le 4^e trimestre de débuter dès 2023 sur la plate-forme mis en place par ICO.

Des formations seront organisées spécifiquement pour ces communes sur 2023.

Un marché qui aurait été publié sur une première plateforme et avéré infructueux, pourrait être republié sur la nouvelle plateforme.

Est-il envisagé pour les petites communes qui ne passent pas de marché tous les ans une adhésion à la plate-forme des marchés au « coup par coup » ?

Non, car compte-tenu du très faible coût d'adhésion (50€ pour les petites communes), les frais administratifs d'un modèle au coup par coup seraient supérieurs au coût de l'adhésion.

Comment va-t-on récupérer les archives sur la plate-forme des marchés utilisée jusqu’à maintenant ?

Se rapprocher de l’éditeur de la plateforme actuellement utilisée pour obtenir l’aide nécessaire pour effectuer un export des données.
Les données exportées ne seront pas réintégrées dans la nouvelle plate-forme.
Depuis la plate-forme ATEXO, mise en place via ARNIA, il est possible de faire des exports en format excel AVANT le 31/12/2023. Après il sera trop tard.

Thème - Certificat numérique

Dans le cas de l'utilisation d'une clé de signature électronique Chambersign obtenue dans le cadre du partenariat avec le Gip-Arnia.

Qu'en sera-t-il de cette clé ? Pourrons-nous toujours l'utiliser ?

Il sera toujours possible d'utiliser la clé Chambersign ou toutes autres clés jusqu'à leur date d'expiration respective.

Comment obtenir un certificat de signature électronique ?

Si vous disposez déjà d'un certificat de signature électronique, il pourra continuer à être utilisé dans le cadre du Bouquet de Services Numériques.
Sinon des prestataires qualifiés par l'ANSSI commercialisent leurs offres, et consentent à être référencés ci-dessous :

Pour obtenir un certificat de signature électronique qualifié, il convient de se rapprocher de l’un de ces prestataires.
Vous pouvez vous renseigner auprès des prestataires pour le coût et les modalités de retrait de ces certificats.

Puis-je utiliser ma signature électronique dans le cadre de différentes fonctions ?

Le certificat de signature électronique est strictement personnel et ne peut être prêté à une autre personne physique.
Le certificat de signature électronique qualifié est lié à la personne physique qui l’utilise et non à une fonction.
Un même certificat peut donc être utilisé pour signer plusieurs documents au nom de différentes entités, dans le cadre de différentes fonctions, tant que l’émetteur du certificat ou l’entité de rattachement du porteur n’a pas limité l’utilisation du certificat à un contexte particulier (cela sera notamment précisé, le cas échéant, dans les conditions générales d’utilisation).