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Animation et attractivité du territoire

Aide à l'organisation de congrès et salons

Label Solidarité territoriale
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Congrès

Objectifs

Ce programme a pour objectif le soutien à l’organisation de colloques, congrès et salons dont le thème relève d’une compétence du Département et/ou contribuant à la promotion touristique et à l’attractivité territoriale de la Côte-d’Or.

Bénéficiaires

Associations, chambres consulaires, fédérations professionnelles, collectivités qui organisent des salons ou congrès d’envergure départementale, régionale, nationale ou internationale.

Cadre de référence

  • Délibération du 17 décembre 2007,
  • Règlement d’intervention applicable aux aides départementales adopté par le Conseil Départemental de décembre 2019,
  • Guide des Aides du Conseil Départemental adopté par délibération du Conseil Départemental de décembre 2019,
  • Règlement d’intervention spécifique au programme "aide à l’organisation de congrès et salons" adopté par délibération du Conseil Départemental de décembre 2019.

Nature de l'aide

Subvention à l’organisme organisateur d’un colloque, congrès ou salon se déroulant en Côte d’Or dont le thème relève d’une compétence du Département ou contribuant à la promotion touristique et à l’attractivité territoriale de la Côte-d’Or.

Les dépenses éligibles concernent : les frais d’organisation, la rémunération des intervenants liés au thème du congrès ou salon, les frais de communication, de gardiennage, les prestations techniques.

Sont exclus : les frais d’hébergement et de transport, la restauration et les boissons, les frais de réception (galas, spectacles), les cadeaux aux congressistes.

 

Modalités de calcul et conditions d'attribution

Le colloque, congrès ou salon, devra se dérouler sur le territoire départemental ou avoir un lien direct avec la Côte-d’Or.

Le taux de subvention est fixé à 15 % des dépenses éligibles avec un plafond de 4 000 € de subvention.

Ce plafond peut être majoré de 25 % si le nombre de participants est supérieur à 500, soit un plafond de 5 000 €.

En contrepartie de l’aide financière départementale, le bénéficiaire de la subvention s’engage :

  • à ce que toute publication ou communication relative à l’opération subventionnée mentionne la participation du Conseil Départemental de la Côte-d’Or et à faire figurer son logo (téléchargeable sur le site du Conseil Départemental www.cotedor.fr),
  • à mettre à disposition des congressistes la documentation de promotion touristique délivrée par Côte-d’Or Tourisme dès lors que l’évènement revêt un caractère national ou international.

Afin de réduire l'impact environnemental des déchets générés par ces évènements le Conseil Départemental de la Côte-d'Or propose la mise à disposition de gobelets lavables pour les organisateurs de manifestations. Renseignements sur ce dispositif sur le site : www.ecotidiens21.fr/cms/gobelets.

La prise en compte d’une dimension éco-responsable est encouragée et donnera lieu à une bonification de 15 % du montant de la subvention attribuée avec un minimum de 500 €.

Pour plus de détails, vous pouvez consulter la fiche « Bonnes pratiques pour une manifestation durable » jointe au dossier « type » et également téléchargeable sur le site www.ecotidiens21.fr/cms/manifs-durables (fiche annexe 3).

Le caractère éco-responsable de la manifestation est considéré comme acquis dès lors que sont mis en œuvre des dispositifs relevant d'au moins 2 des 4 thématiques obligatoires suivantes (fiche annexe 4) :

  • tri des déchets recyclables sur place,
  • lutte contre le gaspillage alimentaire,
  • utilisation de vaisselle lavable,
  • nature et importance des "goodies".

Procédure

La demande devra être adressée, au moins 3 mois avant la manifestation à :

Monsieur le Président du Conseil Départemental
Hôtel du Département 
53 Bis rue de la Préfecture 
CS 13501
21035 DIJON CEDEX

Les demandes de subvention seront instruites en application du règlement d’intervention spécifique au programme ainsi qu’au règlement d’intervention du Conseil Départemental consultable sur le site www.cotedor.fr, rubrique « Guide des aides ».

Il est précisé que selon un principe de subsidiarité, les règles spécifiques prévalent sur celles du règlement d’intervention départemental.

Un dossier type est téléchargeable dans la liste des documents.

Constitution du dossier

  • courrier de demande de subvention,
  • descriptif de la manifestation (lieu, date, thème du congrès ou du salon, programme, nombre de personnes attendues…) et tout document permettant d’apprécier la nature de l’évènement,
  • pour les collectivités, délibération approuvant le projet et son coût prévisionnel et sollicitant l’aide financière du Département,
  • statuts de l’organisme demandeur lorsqu’il s’agit d’une première demande ou si ces statuts ont connu une modification,
  • les éléments du dossier « type » dûment complétés :
    • informations administratives et financières (annexes 1 et 2) comprenant le budget prévisionnel et le plan de financement avec indication des soutiens publics et/ou privés escomptés,
    • le cas échéant, détail des dispositifs éco-responsables mis en œuvre (annexe 4),
  • N° SIRET,
  • pour les associations, avis de situation au répertoire SIRENE,
  • RIB.

Modalités de versement

La subvention allouée sera versée en une seule fois sur présentation des pièces suivantes :

  •  état récapitulatif détaillé par postes de dépenses, portant cachet et visa "certifié payé" du comptable ou du trésorier,
  • copie des factures acquittées correspondantes,
  • budget définitif de l'opération avec indication des co-financements publics et/ou privés acquis,
  • justificatif (affiche, programme, photos…) attestant :
    • de la publicité de l'aide financière départementale et de l’apposition du logo du Conseil Départemental de la Côte-d’Or (disponible sur le site internet du Conseil Départemental),
    • le cas échéant, de la mise en œuvre de dispositifs éco-responsables,
  • le paiement de la subvention sera effectué conformément aux modalités du règlement d’intervention applicable au présent programme et/ou précisées dans la lettre de notification ou convention particulière.

La demande de versement de la subvention devra parvenir aux services départementaux dans les trois mois suivant la tenue de l’évènement et, au plus tard, le 1er mars de l’année n+1 pour les congrès ou salons organisés entre le 1er octobre et le 31 décembre de l’année n.

A défaut de demande de versement dans ces délais la subvention sera considérée comme caduque.