Objectifs
Accompagner les collectivités dans leurs opérations d’archivage d’envergure, tant sur les opérations de traitement (conditionnement, éliminations, classement et inventaire) que sur l’acquisition d’équipements adaptés à la conservation des documents archivés.
Bénéficiaires
Communes (à l’exception de Dijon, de Beaune et des Communes de la Métropole qui disposent de services d’archives constitués), EPCI.
Cadre de référence
- Délibération du Conseil Départemental du 27 juin 2022 et du 18 décembre 2023.
- Règlement d’intervention applicable aux aides départementales en vigueur au moment du dépôt du dossier.
Nature de l'aide
- Prestations d’archivage (résorption d’arriérés, maintenance importante…) réalisées par des archivistes professionnels (du Centre de Gestion ou prestataires privés) ou par l’emploi d’un stagiaire ou d’un vacataire (étudiant ou titulaire d’un Master 2 Archives ou d’une Licence pro Archives et patrimoines industriels, culturels et administratifs (APICA)),
- Acquisition d’équipements connexes à l’archivage (étagères, thermomètres-hygromètres, matériel d’éclairage, cloisons mobiles, etc.) réalisée concomitamment aux opérations de traitement.
Les dépenses et méthodes envisagées devront avoir été préalablement visées par le service des Archives Départementales de la Côte-d’Or.
Chaque Commune ou EPCI peut déposer une demande tous les 10 ans.
Les aménagements de locaux peuvent, suivant les cas et conditions spécifiques de ces dispositifs, être accompagnés dans le cadre des Appels à projets Village Côte-d’Or ou Patrimoine Communal.
Modalités de calcul et conditions d'attribution
Le soutien à ces projets d’archivage est de :
- 30 % d’une dépense éligible minimale de 2 000 € HT, plafonnée à 15 000 € HT, soit une subvention de 4 500 € maximum pour les Communes de plus de 200 habitants et les EPCI de plus de 10 000 habitants,
- 50 % d’une dépense éligible minimale de 2 000 € HT, plafonnée à 15 000 € HT, soit une subvention de 7 500 € maximum pour les Communes de moins de 200 habitants et les EPCI de moins de 10 000 habitants.
Procédure
Aucun document arrivé par courrier à l'adresse du Conseil Départemental ne sera traité par les services départementaux.
La demande et toutes les pièces justificatives relevant de ce dispositif d'aide devront être déposées via la plateforme de démarches en ligne du département de la Côte-d'Or accessible en cliquant sur "Accédez à la plateforme de démarches en ligne" depuis le bandeau de droite de cette page.
Constitution du dossier
Le dossier de demande de subvention devra comprendre :
- une notice descriptive détaillée du projet (emplacement actuel des archives, nouvel emplacement le cas échéant, besoin en matériel...),
- la délibération du maître d’ouvrage ou du maître d’ouvrage délégué et, le cas échéant, la convention de délégation de maîtrise d’ouvrage actant les modalités de l’opération et son plan de financement,
- les devis récents des prestataires de traitement (Centre de Gestion ou prestataire privé) ou, dans le cas de l’emploi d’un stagiaire ou d’un vacataire, un Curriculum Vitae et une projection des coûts salariaux,
- le cas échéant, les devis récents des équipements connexes,
- un échéancier,
- un RIB.
NB : Cette liste de pièces n’est pas exhaustive et peut être amenée à être complétée selon le projet présenté.
Tout dossier de demande devra obtenir l’aval du Service des Archives Départementales de la Côte-d’Or et respecter les modalités de mise en œuvre recommandées et actées.
Par dérogation au règlement d’intervention applicable aux aides départementales, l’autorisation de commencer les travaux est délivrée avec l’accusé de réception de dossier complet.
Modalités de versement
Les modalités de versement vous seront rappelées dans la notification d'attribution de la subvention.
Les pièces qui vous seront demandées devront être transmises par voie numérique via la plateforme de démarches en ligne accessible depuis le bandeau de droite de cette page.
