Secrétaire en Espace Solidarités Côte-d'Or - Beaune

Sous la responsabilité de l’Adjoint au Chef d’Agence,

• Accueille le public (accueil téléphonique et physique),
• Réceptionne, traite et diffuse les informations relatives aux dispositifs 
• Participe au secrétariat de l’Adjoint au Chef d’Agence et réalise des travaux bureautiques,
• Suit et met en forme les dossiers administratifs et les réponses aux usagers,
• Exécute et suit les procédures et décisions administratives liées aux dispositifs 
   

• Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents interlocuteurs
• Gérer les agendas de l'équipe et prendre des rendez-vous en fonction des 
• priorités et des échéances
• Rechercher et diffuser des informations quel que soit le vecteur
• Apporter une réponse précise et claire à des demandes et orienter le cas échéant
• Respecter les priorités, gérer l'urgence et l'imprévu
• Créer, utiliser, modifier et imprimer des tableaux (contenant, chiffres, calculs ou textes)
• Trier, classer et archiver des documents
• Rédiger des courriers, notes ou compte-rendu en respectant les outils internes
• Utiliser les applicatifs métiers
• Suivre et gérer des dossiers
• Préparer des réunions et les dossiers (ordre du jour, convocations, procès verbal)
   

• Connaître le cadre de l’intervention sociale et les dispositifs déclinés par le Conseil Départemental et les partenaires des différents domaines (insertion, enfance, etc.)
• Assister les travailleurs médicaux-sociaux et/ou les cadres sur le plan administratif, dans l’accompagnement des usagers et/ou la gestion des dispositifs
• Analyser les demandes du public, le renseigner et l’orienter
• Pratiquer l’écoute active afin de comprendre les autres tout en conservant une neutralité et un recul nécessaire 
• Utiliser les fonctions avancées du logiciel de traitement de texte 
• Participer à la mise en œuvre d’une opération / d’un projet en tant que membre d’une équipe
• Contribuer au fonctionnement logistique de l’entité de travail (commandes de fournitures, gestion des locaux…)
• Appliquer les principes du secret et de la discrétion professionnels
• Repérer et réguler les dysfonctionnements ou solliciter l’arbitrage de sa hiérarchie
• Entretenir des relations aussi bien avec les personnels de la Collectivité qu’avec des partenaires extérieurs traitant du domaine considéré
   

• par mail : recrutement@cotedor.fr

• par courrier :
  M. le Président du Conseil Départemental de la Côte-d'Or
  Direction Développement Ressources humaines et Relations sociales
  Service Emploi et Développement des Compétences
  53 bis rue de la Préfecture
  21000 Dijon

Le courrier est à adresser à l'attention de M. Le Président du Conseil Départemental de Côte-d'Or.